市直各單位，各區(qū)財政局，各政府采購代理機構：

　　政府采購檔案（以下簡稱為“檔案”）是指采購人、采購代理機構在政府采購活動中形成的，具有憑證、利用、查考和保存價值的各種紙質(zhì)文字、圖紙、圖表、聲像及電子資料等歷史記錄，是反映政府采購當事人依法管理和實施政府采購活動的重要憑證。

　　我局在開展2023年度政府采購代理機構監(jiān)督檢查過程中，發(fā)現(xiàn)采購人、采購代理機構在檔案管理方面存在諸多問題。為進一步加強我市政府采購檔案管理工作，做到采購全過程留痕可追溯，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購法實施條例》及相關法律法規(guī)規(guī)章規(guī)定，通知如下：

　　一、檔案管理實行“誰采購、誰負責”的原則

　　檔案管理實行“誰采購、誰負責”的原則，采購人為檔案管理的第一責任人。采購人、采購代理機構應當建立和落實檔案工作責任制，明確管理機構和分管領導、項目經(jīng)辦人員、檔案人員的權限及歸檔節(jié)點的責任分工，明確檔案歸集、管理、利用和銷毀責任，保證檔案真實有效和準確完整，并配合有關部門依法進行的監(jiān)督檢查。

　　二、應確保檔案內(nèi)所有文件資料能夠正常調(diào)閱

　　紀檢監(jiān)察、巡視巡察、財政、審計、司法等機關因工作職責需要調(diào)閱、復制檔案內(nèi)容的，采購人、采購代理機構應予以提供，并按單位內(nèi)部控制管理制度進行登記。利用人或查考人應對調(diào)閱、復制的檔案的安全性和完整性負責，不得實施篡改、損壞、轉借和傳播等行為。

　　三、檔案應及時歸集、移交、歸檔，集中管理

　　采購人與采購代理機構簽訂委托代理協(xié)議時，可以約定檔案歸集、保存、移交等具體事項的權利義務和責任。采購代理機構注銷時，應當向相關采購人移交檔案。任何個人或單位不得拒絕歸檔或者將檔案資料據(jù)為己有，禁止偽造、變造、隱匿政府采購檔案。

　　四、妥善保存檔案資料，進行全周期檔案管理

　　政府采購檔案從采購結束之日起至少保存十五年。采購人、采購代理機構應當配備適宜檔案保管的場所，要保持清潔衛(wèi)生，做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施，妥善保存每項采購活動的采購文件。

　　采購人、采購代理機構應每年定期對檔案進行清點核對，對破損或變質(zhì)的檔案應當及時修補、復制或作其他技術處理，對仍需繼續(xù)保存的檔案應當重新劃定保存期限，對保存期滿經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案可以按照規(guī)定的程序進行銷毀。

　　五、鼓勵信息化建設及傳統(tǒng)載體檔案掃描備份

　　符合《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國電子簽名法》等法律法規(guī)要求的電子檔案，具有與紙質(zhì)檔案同等效力。鼓勵采購代理機構參照省市政府采購中心的做法，在廣東政府采購智慧云平臺架構政府采購電子檔案信息系統(tǒng)建設，并在條件允許時，申請與廣東政府采購智慧云平臺共享數(shù)據(jù)對接。

　　采購人 政府采購項目實施電子化交易的，應當以電子數(shù)據(jù)或刻錄光盤、磁帶、硬磁盤等方式歸集檔案。鼓勵通過利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化整理，并保障數(shù)字化成果的安全保存和有效利用。已實現(xiàn)數(shù)字化的，應當對檔案原件妥善保管。

　　六、樹立檔案管理責任意識，加強監(jiān)督和指導

　　各級財政部門負責對本級采購人檔案管理進行監(jiān)督和指導，各主管預算單位應加強對所屬單位檔案管理的檢查和業(yè)務指導，各采購人負責對采購代理機構代理的本單位政府采購項目檔案管理進行監(jiān)督和指導。

　　對在政府采購檔案歸集、管理、利用和銷毀過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私和依法不予公開的信息，采購人、采購代理機構等相關知情人應當保密。

　　采購人、采購代理機構有下列情形之一的，將依照《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購法實施條例》等法律法規(guī)規(guī)定進行處理：

　?。ㄒ唬┰谟嘘P部門實施監(jiān)督檢查過程中，拒絕提供政府采購檔案的；

　　（二）不按規(guī)定立卷歸檔、檔案管理混亂的；

　?。ㄈ⒄少彊n案據(jù)為己有，拒絕歸檔或移交、涂改毀損檔案的；

　　（四）明知所保存的政府采購檔案面臨危險而不采取措施，檔案工作人員或者對檔案工作負有領導責任的人員造成檔案損失的；

　　（五）違反規(guī)定隱匿、銷毀應當保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的。

　　廣州市財政局

　　2024年2月5日